Иржи Филип Коммерческое сообщение: Текущее предложение на рынке систем управления малым бизнесом действительно широко. В то же время выбор правильного программного обеспечения — действительно важное решение. Ведь не хочется через несколько недель узнать, что вы сделали неверный выбор, переходить на другое приложение и обучать всю команду с нуля. Так как же ориентироваться на переполненном рынке и выбирать программное обеспечение, которое будет расти вместе с вами и идти в ногу с последними тенденциями?
Ознакомьтесь с нашими советами о том, как выбрать лучшую систему для вашего бизнеса и каким требованиям должно соответствовать программное обеспечение.
Зачем использовать систему управления малым бизнесом?
Существует множество причин, по которым бизнесу следует использовать корпоративное программное обеспечение. Не только в крупных компаниях, где само собой разумеющимся является поддержание организованности всей компании и всех команд. Но также и для небольших компаний, где такой инструмент управления бизнесом может стать мощным инструментом улучшения процессов компании. Это приводит к повышению конкурентоспособности и успешности компании в долгосрочной перспективе..
Возможно, вы находитесь в ситуации, когда ваша компания уже использует какие-то инструменты... один для выставления счетов, один для общения, вы управляете денежными потоками в Excel, в другом Excel у вас есть список клиентов, календарь, выписки и остальное на бумаге. . Если это решение кажется вам немного хаотичным, поищите более комплексную систему, которая покрывает большинство потребностей управления вашим бизнесом в одном месте.
Основные причины, по которым даже небольшим компаниям следует внедрить систему управления компанией:
- Повышение эффективности и производительности: Эффективный информационная система предприятия позволяет автоматизировать процессы, уменьшить количество ошибок при ручном вводе или копировании данных и существенно сэкономить время. Это приводит к повышению эффективности и производительности труда работников и повышает производительность компании.
- Лучшее управление временем: Система управления бизнесом упрощает планирование и организацию времени, задач и проектов, позволяя сотрудникам больше сосредоточиться на своей работе и снизить стресс.
- Более эффективный обмен информацией и управление ею: Информационная система управления помогает управлять данными и информацией, а также обеспечивает лучший доступ и обмен данными между различными отделами и сотрудниками. Это приводит к улучшению сотрудничества между сотрудниками, плюс у вас есть все важные документы в одном месте, и это означает, что вам больше не придется лихорадочно искать в документах.
- Более точное и быстрое принятие решений: Система управления компании предоставляет информацию в режиме реального времени о состоянии проектов и деятельности компании, что позволяет быстрее и более обоснованно принимать решения.
- Снижение цены:Информационная система для малого бизнеса позволяет лучше планировать и контролировать доходы и расходы, а также помогает определить области, где затраты можно сократить.
Какие функции искать в системе управления компанией?
Автоматизация
Система управления бизнесом должна позволять автоматизировать повторяющиеся процессы или простые действия, чтобы свести к минимуму ошибки и трату времени на повторяющиеся задачи. Автоматизация может включают, например, регулярное выставление счетов, напоминания о платежах, автоматическую отправку электронной почты, создание отчетов или создание задач или проектов на основе шаблонов. Таким образом можно снизить нагрузку на сотрудников, уменьшить количество ошибок и повысить эффективность работы.
Облачное хранилище данных
Использование облачного хранилища данных может обеспечить более простой и безопасный обмен данными внутри компании, все четко находится в одном месте. Это также обеспечивает доступ к данным из любого места и в любое время, что повышает эффективность работы и обеспечивает быстрый обмен информацией. Облачное хранилище данных также оценят все компании, где члены команды работают, например, из домашнего офиса.
Управление задачами
Программное обеспечение для управления бизнесом должно позволять легко отслеживать и управлять задачами и их сроками. Это может включать, например, планирование и назначение задач, отслеживание статуса выполнения задач и напоминание об ожидающих задачах. Благодаря этому члены команды могут более эффективно распределять работу, контролировать свою загруженность и выполнять все поставленные задачи в срок.
Управление проектом
Система управления компании должна обеспечивать эффективное управление проектами, включая планирование, координацию и мониторинг хода проекта. Сюда входит, например, планирование бюджета, эффективность и прибыльность проектов. Такая система позволяет компании лучше управлять своими проектами и достигать более высоких результатов и прибыли.
В идеале выбранный инструмент должен предлагать несколько вариантов графического представления проектов, таких как канбан-доски, диаграммы Ганта или обзорные таблицы для четкой визуализации проектов, бюджетов, назначения задач, статуса и прогресса.
CRM
Программное обеспечение для бизнеса также должно включать инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Это позволяет компании более эффективно общаться с клиентами и лучше управлять их требованиями.
Если система позволяет вам согласовать CRM с другими процессами, такими как управление проектами, выставление счетов, управление контрактами или планирование денежных потоков, в рамках единой платформы управления бизнесом, вы сможете видеть своих клиентов на 360°.
Управление загруженностью сотрудников
Функция управления нагрузкой сотрудников поможет вам более эффективно распределять работу между отдельными членами команды и тем самым достигать их оптимальной загрузки. Информационная система компании должна позволять планировать время и задачи таким образом, чтобы они распределялись справедливо и чтобы сотрудники были адекватно загружены в соответствии с их способностями и производительностью труда. В то же время должно быть система способна контролировать нагрузку и при необходимости предложить подходящее решение, например, перераспределив задачи или увеличив количество сотрудников в данной команде. Это позволит повысить производительность и удовлетворенность сотрудников, что способствует долгосрочному успеху компании.
Советы по выбору лучшего программного обеспечения для малого бизнеса
При выборе программного обеспечения для малого бизнеса важно определить ваши потребности и учитывать бюджет.
Также учитывайте простоту внедрения и использования программного обеспечения, возможность интеграции с другими системами и программным обеспечением, мобильным приложением и сложность функций.
1. Определите свои потребности:
Прежде чем приступить к поиску подходящего программного обеспечения, подумайте, какие функции и возможности вам необходимы для управления вашим бизнесом.
Имейте в виду, что некоторые программы предлагают специализированные функции для определенных отраслей, а другие универсальны и могут быть адаптированы к потребностям разных отраслей.
2. Простота установки и использования программного обеспечения:
Подумайте, насколько быстро вы сможете внедрить новое программное обеспечение в свой бизнес и насколько просто его использовать.
Поиск программного обеспечения с интуитивно понятным интерфейсом и простой настройкой может сэкономить время и свести к минимуму обучение сотрудников. В идеале, программное обеспечение содержит онлайн-руководства и обучающие видеоролики, которые помогут вам в обучении, или предлагает консультации, где вы можете проконсультироваться по вопросам внедрения системы в вашей компании.
3. Решения с функционалом финансового управления:
Более продвинутое программное решение с функциями управления финансами может помочь малым предприятиям отслеживать и управлять финансовыми операциями. Это даст вам обзор доходов и расходов на текущий момент и в ближайшем будущем или выполнения бюджетов. Вы можете спрогнозировать развитие денежного потока на ближайшие месяцы, рентабельность проектов и слабые места, куда излишне утекают деньги в компании.
4. Возможность интеграции с другими системами и программным обеспечением:
Подумайте, какое еще программное обеспечение вы используете и совместимо ли новое программное обеспечение и может ли оно легко интегрироваться с другими системами. Таким образом, ключевым моментом является доступный программируемый интерфейс (API). Make также является популярной платформой интеграции, которая обеспечивает расширенную интеграцию и автоматизацию.
Поиск программного обеспечения с функциями импорта и экспорта данных может облегчить вашу работу и свести к минимуму ручной ввод данных.
5. Учитывайте свой бюджет:
Выбирая программное обеспечение, учитывайте свой бюджет и постарайтесь найти решение, отвечающее вашим потребностям и доступное для вашего бизнеса.
Будьте осторожны при сравнении предложений и подумайте, стоят ли дополнительные функции более высокой цены. Бесплатная пробная версия должна быть само собой разумеющимся.
6. Мобильное приложение включает в себя:
Наличие мобильной версии системы управления бизнесом позволяет вам и вашим сотрудникам оставаться на связи и оперативно реагировать в пути, независимо от текущего местоположения и оборудования. Это особенно важно, когда речь идет об управлении гибридными и удаленными командами и видами деятельности.
Помните, что мобильное приложение должно быть простым в использовании и доступным на разных операционных системах.
7. Комплексные функции отчетности:
Программное решение с комплексными функциями отчетности может помочь малому бизнесу отслеживать и анализировать эффективность вашего бизнеса, отслеживать эффективность вашей деятельности, проектов и кампаний, чтобы вы могли гибко реагировать на возникающие ситуации.
В идеале ваша компания-программное обеспечение предоставит ценную информацию о ваших финансовых результатах, ход выполнения проектов и задач, мощность и загрузка сотрудников и многое другое. Кроме того, расширенное решение позволяет создавать собственные графические отчеты и задавать различные критерии агрегирования и сортировки данных.
8. Функция связи компонентов:
Поиск программного обеспечения с коммуникационными функциями, такими как инструменты чата или обмен файлами, может помочь компаниям эффективно управлять внутренними коммуникациями.
Кроме того, поиск программного обеспечения, которое можно интегрировать с другими инструментами связи, такими как видеосвязь, может быть полезен для облегчения совместной работы в команде.
Уже выбрали?
Нам, владельцам малого бизнеса, приходится многое решать, и зачастую нелегко собрать все воедино. Правильное программное решение для управления вашим бизнесом может дать вам большое преимущество перед конкурентами. Вы внезапно получите обзор — о заказах и задачах и сроках их выполнения, клиентах и общении с ними, движении денежных средств и загруженности отдельных членов команды. Вы сэкономите много времени, затрачиваемого на повторяющиеся задачи с низкой добавленной стоимостью. Вместо этого вы можете сосредоточить свою энергию на инновациях и решениях, которые продвигают ваш бизнес вперед.
Автор: Caflou - Все в одной системе управления для малых и средних компаний
Caflou поможет вам эффективно управлять всей компанией и ее финансами. Это позволит вам отслеживать движение денежных средств и прогнозировать его дальнейшее развитие. Вы избавитесь от рутинной работы, уменьшите количество ошибок, улучшите командную работу и повысите эффективность работы компании. Все в одном месте. Из любой точки мира и по доступной цене.
